Asiantuntija vastaa: Miten hallita työkuormitusta ilman varsinaisia työaikoja?
Työterveyspsykologi Emmi Ignatius vastaa:
Yrittäjän elämässä monen mielestä parasta on vapaus esimerkiksi työskentelyn tavoissa ja aikataulutuksessa. Työkuorman hallinta voisi alkaa vaikka karkeasta ja ideariihimäisestä suunnittelusta: mitkä ovat itselleni realistisia päämääriä seuraavalle puolelle vuodelle, entä seuraavien kahden kuukauden jaksolle? Viikon alkajaisiksi voisi asettaa itselleen tietyt tavoitteet, ja pyrkiä hoitamaan esimerkiksi kolme valinnaista asiaa päivässä.
Onnistunut toiminnanohjaus lähtee aina siitä, että suunta on selvillä, eikä tavoitteenasettelu ole liian vaativaa. Välillä kannattaa myös tietoisesti irrottautua työstä ja tarkastella sitä ikään kuin lintuperspektiivistä: onko suunta oikea ja tiettyyn asiaan käytetty aika linjassa tehtävän tärkeyden kanssa? Viikon lopulla kannattaa listata valmiiksi aihiot siihen, mistä jatkaa seuraavalla viikolla. Itseään kannattaa motivoida palauttamalla säännöllisesti mieleensä, miksi tekee mitä tekee, mikä omassa työssä on tärkeintä, ja miksi on valinnut poluksi siihen yrittäjyyden. Onnistumisia on lupa myös hehkuttaa!
Me ihmiset olemme erilaisia myös luontaisen energiatasomme suhteen. Yrittäjällä on usein työntekijää parempi mahdollisuus pohtia, mihin aikaan päivästä oma energiataso on optimaalinen esimerkiksi syvää keskittymistä tai konkreettisempaa asioiden hoitoa varten, ja hyödyntää nämä havainnot. Monille aamupäivä tuntuu olevan otollista aikaa suunnittelua ja paneutumista vaativiin hommiin. Omaa energiatasoa voi myös nostaa tai laskea tarpeen mukaan esimerkiksi liikkumalla, musiikin kuuntelulla tai syvähengityksellä.
On luonnollista, että intensiivinen keskittyminen herpaantuu viimeistään 60–90 minuutin kuluttua, ja kun näin luontaisesti tapahtuu, kannattaa pitää lyhyt tauko. ”Work smarter, not harder” ohjaa sanontana kiinnittämään huomiota oman energiatason ja väsymyksen toimintaan heijastuviin vaikutuksiin. Väsyneenä ei kannata puurtaa liian pitkään, ellei ole aivan pakko, vaan valita lepo, ja työstää homma myöhemmin ja paremmassa vireystilassa kustannustehokkaammin pakettiin. Lepo ajoissa, ei vasta viikon päästä, on ensiarvoisen tärkeää! Kukaan ei myöskään jaksa pitää yllä tasaisen tappavaa tahtia ilman suvantokohtia. Kiireisempää ja hektistä jaksoa työssä tulisi aina seurata kevyempi vaihe. Kannattaa opetella tunnistamaan itsessään kuormituksen merkit, esimerkiksi korostuneen ärtymyksen tai psykosomaattiset oireet, kuten unettomuuden, ja reagoida niihin ajoissa.
Palautumisen mahdollisuuksien aktiiviseen suunnitteluun kannattaa myös satsata. Joku hyötyy yhtäjaksoisesta lomasta enemmän kuin toinen, mutta jokainen hyötyy mikrotauoista ja pienistä pysähtymisen hetkistä arjen keskellä. Lounastauosta ei kannata tinkiä, ja viikkoihin kannattaa aikatauluttaa itselle mukavia asioita: aikaa perheen tai ystävien parissa, saunailtoja, kävelyretkiä luontoon. Korkean intensiteetin työnteko vaatii korkean intensiteetin lepoa! Myös vertaistuki ja verkostoituminen antavat usein yrittäjälle uusia näkökulmia ja nostattavat motivaatiota.
Pähkinänkuoressa:
• Aseta pitkän ja lyhyen aikajänteen tavoitteita
• Tee tavoitteista yksinkertaisia, esimerkiksi ”kolme asiaa päivässä”
• Tee välitsekkauksia ”lintuperspektiivistä”: onko suunta oikea?
• Tunnista ja hyödynnä erilaiset energiatasot työskentelyssäsi
• Muista miksi työskentelet ja iloitse onnistumisistasi
• Lepää ajoissa
• Suunnittele myös palautumisesi
Emmi Ignatius
Työterveyspsykologi, Lääkärikeskus Minerva Oy